Als administratief en logistiek medewerker ondersteun je de dagelijkse werking van AFS in Nederland. Je staat in voor de deelnemersadministratie van de verschillende hosting- en sending-kampen voor jongeren die AFS als deel van zijn internationale programma’s organiseert. Je zorgt er voor dat deze kampen logistiek feilloos worden voorbereid. Je staat tevens in voor de administratieve en logistieke opvolging van nationale vrijwilligersinitiatieven zoals trainingen, vergaderingen, … Dit wil zeggen dat je de inschrijvingen voor dit soort activiteiten en evenementen opvolgt, het contact met de betrokken vormingscentra onderhoudt, het materiaal verzamelt, de catering regelt, … Je zorgt gedurende het hele proces voor een accurate opvolging zodat elk evenement van inschrijving tot opruim zo vlot mogelijk verloopt.

Op vlak van stockbeheer en officemanagement volg jij de situatie in Nederland op en geeft tijdig de nodige bestellingen en informatie door aan je Low Lands collega in België. Je zorgt voor het stockbeheer en de uitleen van materiaal (bijvoorbeeld als vrijwilligers iets nodig hebben) en voor een ordelijke opslag van alle materialen.

In opdracht van de Low Lands directeur en de twee Nederlandse AFS-stafleden ondersteun je ook de administratie van de lopende AFS rekruteringsprocessen. Zowel de rekrutering van jongeren (deelnemers aan onze internationale programma’s) als gastgezinnen (die een buitenlandse scholier in huis nemen) toe. Hiervoor werk je nauw samen met de Nederlandse Program Consultant (rekrutering en opvolging internationale uitwisselingsprogramma’s) en de Nederlandse regionale vrijwilligerscoördinator (hosting-programma’s en gastgezinrekrutering).

Je bent 1 dag per week verantwoordelijk voor de telefonische bereikbaarheid van AFS.

Wij zoeken

Diploma:

Minimaal een diploma middelbaar onderwijs bij voorkeur in een administratieve, logistieke of onthaal opleiding. Een bachelor in een soortgelijke richting strekt tot aanbeveling, maar relevante ervaring telt evenzeer.

Kennis en vaardigheden:

  • Goede kennis van het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling.
  • Goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
  • Ervaring in officemanagement.
  • Kunnen werken met de courante Office-toepassingen.
  • Handig met kantoorapparatuur.
  • Ervaring in het werken met planningstools en databases.
  • Administratief accuraat, ordelijk en gestructureerd.

Gedragscompetenties:

  • Sterk timemanagement (goed in het respecteren van deadlines).
  • Je bent sociaal vaardig, klantvriendelijk en legt vlot contacten.
  • Je neemt gemakkelijk initiatief en weet hoe om te gaan met stresssituaties.
  • Je bent ondernemingsgezind en niet bang van verandering en innovatie:  je ziet eerder de opportuniteiten dan de problemen.
  • Je werkt vlot in teamverband en kan ook zelfstandig je plan trekken.
  • Je bent sterk in je eigen timemanagement en in zelfzorg.
  • Je bent collegiaal en flexibel als de goede (samen)werking dit vereist.
  • Je bent leergierig.
  • Je bent feedbackgericht.
  • Je bent oplossingsgericht.
  • Je gelooft in de kracht van vrijwilligers en handelt daarnaar.

Strekt tot aanbeveling:

  • Ervaring in het werken met vrijwilligers of zelf vrijwilliger zijn (geweest).
  • Ervaring in het organiseren van evenementen.
  • Basiskennis IT-apparatuur.

Wij zoeken een sociaal vaardige en vlotte persoon die zowel zelfstandig als in teamverband kan werken. We zoeken iemand die zelfredzaam en probleemoplossend is, die gestructureerd en analytisch werkt en die nauwgezet met deadlines omgaat.  Iemand die graag met vrijwilligers werkt en voldoening vindt in het ondersteunen van hun projecten. We hebben iemand nodig die praktisch is aangelegd en een hands-on mentaliteit ten toon spreidt.

Deze job zal slechts sporadisch avond- en weekendwerk bevatten. Het precieze uurrooster gespreid over 3 of 4 dagen valt in onderling overleg te bespreken maar je werkt sowieso woensdagnamiddag en vrijdag minstens een halve dag. Je werkt van thuis uit, je bent structureel één dag per week vrij en gaat gemiddeld één of twee keer per maand naar het AFS kantoor in Amersfoort om je collega’s te ontmoeten, materiaal te halen of de stock na te kijken.

Voorwaarden

  • Je bent flexibel waar het werken met vrijwilligers en programma-deelnemers dat vereist, ook als dit een sporadisch afwijken van je kernuren vereist.
  • Je gelooft dat in de huidige samenleving en wereld ‘ globalisering’ en ‘superdiversiteit’ zowel een uitdaging als een opportuniteit en meerwaarde zijn en wilt je bijdrage leveren om iedereen de kans te geven een actieve wereldburger te worden.
  • Deze job wordt deels geleid door seizoens-pieken die maken dat de mogelijkheden tot vakantie op bepaalde momenten beperkt zijn en in die periodes extra flexibiliteit vereist kan zijn.

Wij bieden

  • Een 50% job in een dynamische regionale en internationale werkomgeving.
  • Een gevarieerde job met veel kans tot eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
  • De kans om in een internationale context zowel dichtbij (Benelux) als veraf (het hele internationale AFS netwerk) mee te werken aan een relevante missie.
  • De mogelijkheid om vaak van thuis uit te werken, een flexibele arbeidsduurregeling en een rechtvaardige regeling inzake vakantie en overuren.

Een eerlijke verloning (indicatief brutosalaris = € 2347,66 voor een voltijdse betrekking met 5 jaar anciënniteit) met volledige terugbetaling woonwerk-verkeer, een pensioenplan, een ziekteverzekering en een thuiswerkvergoeding.

Richt je CV en motivatiebrief uiterlijk op 17 mei 2022 aan Caroline Steyaert via [email protected]. De eerste selectieronde bestaat uit een schriftelijke online proef en kort gesprek via Zoom op 23 of 24 mei 2022. De tweede ronde bestaat uit een opdracht en job interview op 30 of 31 mei 2022.

Indiensttreding is zo snel als mogelijk.

Ga terug naar de vacatures